ASSOCIATION DES FAMILLES RACINE
POLITIQUE DE PROTECTION
DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
En
conformité avec la Loi «25», Loi
modernisant les dispositions législatives en matière de protection des
renseignements personnels dans le secteur privé au Québec et l’ajout de
l’article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la Loi »), l’Association des
familles Racine (ci-après « l’Association »)
met en place une politique pour assurer la confidentialité des renseignements
personnels (ci-après « la Politique »).
Aux
fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une
personne identifiable ou permettant d'identifier une personne.
L’Association
privilégie l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement,
par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite pourrait
être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne.
Renseignements
personnels recueillis
L’Association
peut recueillir des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le
fait que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires à
l’accomplissement de sa mission ou lorsque permis ou requis par la loi. Les
renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent
varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre l’Association
et une tierce partie.
Si
des renseignements personnels sont transmis à l’Association
Si
les tierces parties choisissent de transmettre volontairement de l'information
personnelle, par courriel ou au moyen d'un formulaire électronique, l’Association
n’utilise que l'information nécessaire pour répondre au message reçu ou pour donner
suite à la demande qui lui est faite. Les messages électroniques sont soumis
aux mêmes mesures de confidentialité que le courrier postal. Les renseignements
personnels transmis ne serviront d'aucune façon à colliger ou dresser des
profils d'utilisateurs et ne seront pas communiqués, couplés, échangés ou
transmis à un tiers à moins d'une contrainte légale, d'un consentement exprès
ou d'une entente dûment approuvée selon la Loi. En conformité avec la Loi, s'il
advenait que l’Association demande à ces tierces parties de fournir un renseignement
personnel, les tierces parties seraient préalablement informés des éléments
suivants :
•
l'usage auquel ce renseignement est destiné;
•
les catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement;
•
le caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
•
les conséquences d'un refus de répondre à la demande;
•
les droits d'accès et de rectification des renseignements prévus à la Loi.
Protection
des renseignements personnels recueillis
L’Association
protège tous les renseignements personnels recueillis selon leur niveau de sensibilité.
Les moyens mis en œuvre peuvent impliquer un accès contrôlé aux informations aux
seules personnes autorisées et la destruction des informations sensibles après
leur utilisation. De manière générale, les données concernant les informations
personnelles sont conservées au domicile du secrétaire de l’Association ou
celui du webmestre de l’Association.
Les
différents types d’informations recueillies sont détaillés ci-dessous ainsi que
les moyens de protection mis en œuvre :
•
Nom et coordonnées : Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse
postale, numéro de téléphone personnel et autres données servant à communiquer
avec les tierces parties. Ces données sont conservées au domicile du secrétaire
de l’Association ou celui du webmestre de l’Association.
•
Justificatifs d’identité : Mots de passe, identifiant (ID), indices de
mot de passe et autres renseignements de sécurité servant à identifier les tierces
parties et à accéder à leur compte. Ces données sont conservées au domicile du
secrétaire de l’Association ou celui du webmestre de l’Association.
•
Données de paiement : Données nécessaires au traitement des paiements
des tierces parties, comme le numéro de l’instrument de paiement, le numéro de
carte de crédit et le code de sécurité qui s’y rattache. Tous ces
renseignements sont détruits dès que la transaction est approuvée.
•Résolution
des problèmes et données d’aide : Données que les tierces parties fournissent
lorsqu’ils communiquent avec l’Association pour obtenir de l’aide, notamment
les produits qu’ils utilisent, et d’autres renseignements qui aident l’Association
à résoudre les questions soulevées par les tierces parties.
Modalités
d’accès et de contrôle des renseignements personnels
L’Association
s’assure, dans la mesure du possible, que tous les renseignements personnels en
sa possession sont exacts, actuels et complets pour les fins pour lesquelles
ils ont été recueillis. Les tierces parties ont le droit de demander d’accéder à
leurs renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une
correction si ces derniers sont inexacts en contactant la personne dont les coordonnées
sont fournies à la fin de la présente politique. Dans la mesure du possible, l’Association
fournira un accès en temps opportun aux renseignements personnels de la tierce
partie qui en fait la demande. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut
que l’Association ait besoin de vérifier l’identité du requérant. Par ailleurs,
il peut y avoir des circonstances où l’Association ne sera pas en mesure de
répondre à une requête d’accès aux renseignements personnels par une tierce
partie. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de
renseignements personnels d'une autre personne et que cette personne refuse de
consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent.
Si une telle situation se présentait, l’Association avisera la tierce partie
des raisons pour lesquelles l’Association n’est pas en mesure de lui donner
accès. Si la demande concerne des renseignements apparaissant
sur des pages Internet ou des plateformes de tierces parties, il est conseillé au
requérant de contacter directement ces tierces parties.
Émettre
un commentaire ou déposer une plainte
Pour
toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet
de cette politique, les tierces parties sont invitées à communiquer avec la
personne responsable de veiller au respect de la Politique, soit le secrétaire de
l’Association, à l’adresse courriel suivante :
Familles.racine.1987@rogers.com.
Matériel historique ou généalogique
Par
ailleurs, les documents ou le site Web de l’Association peuvent contenir des
renseignements personnels dans du matériel historique ou généalogique. À cet
effet, l’Association invoque à l’égard de ce matériel l’exception de l’article
1 de la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1)
concernant la collecte, la détention, l’utilisation, et la communication du
matériel historique ou généalogique à des fins d’information légitime du
public.
Personne responsable de l’application de la présente
politique
L’Association
désigne son secrétaire pour l’application de la présente politique et comme
responsable de la protection des renseignements personnels.
Adoptée par le Conseil d’administration de l’Association le 19
juin 2025